Implementación y Seguridad ERP

Implementación 

El primer paso para implementar un Sistema ERP es tener claro los objetivos y necesidades de la empresa a trabajar, de esta manera se procede a escoger o diseñar un ERP que satisfaga las necesidades de la misma, escogiendo entre un ERP horizontal o Vertical, así mismo se decide si  conviene mejor un ERP estándar o a medida. Teniendo en cuenta lo anterior el ERP para una institución de educación requiere aspectos esenciales básicos, debe poder recolectar y almacenar grandes cantidades de información, esto es esencial en las instituciones educativas ya que maneja la información de un gran numero de personas tanto de trabajadores como de estudiantes; además, las diferentes áreas manejan cantidades de información extensas. 

El segundo aspecto que debe contener el ERP es tener relación y conexión con las demás áreas, aunque cada una cumpla funciones especificas, estas cumplen metas y objetivos en común, es necesario que la información este al alcance y pueda ser usada por todos los departamentos que conforman la institución.

Debido que los datos del área financiera son necesarias para el área de recursos humanos o datos del área de ventas son necesarios para el área de logística de manera que se relacionan unos con otros módulos, ayudando a las instituciones educativas, ahorrando tiempo y dinero. Otro aspecto que debe tener es que debe manejar diversas herramientas, enfocadas y especializadas en las diferentes áreas para poder llevar los procesos de manera más eficaz y eficiente. 

Es importante que el ERP sea fácil de usar ya que la institución maneja diferentes funciones y datos, su uso cómodo he intuitivo ahorra tiempo y dinero y más en los requerimientos que exige la institución; ahorrando tiempo de capacitación y generando efectividad en los procesos de las diferentes áreas.

Adicional a esto, debido las diferentes areas a las cuales se enfocan las instituciones educativas se procede a  identificar los módulos que debe contener el ERP, debido a que cada empresa funciona de manera diferente, y es necesaria encontrar o diseñar un ERP que incluya los módulos necesarios para llevar a cabo todas las funciones de la entidad. De esta forma los módulos principales que deben tener la instituciones de educación son:

Requerimientos por área o modulo 

• Recursos Humanos

• Financiero

• Producción he inventarios

• Logística 

• CRM

• Comercial y Ventas 

• Servicio al cliente

Sin embargo es necesario saber los objetivos y necesidades de cada Área para poder asignar un ERP que cuente con las capacidades, herramientas, funciones y opciones que permitan gestionar de manera casi perfecta la entidad. 

Ya teniendo claro los objetivos, metas y  las necesidades de la institución, es necesario escoger el sistema operativo ERP que se va a implementar, para esto es necesario hacer un estudio donde tengamos claro el presupuesto y los costos que este generaría; dentro del estudio se tendría en cuenta los diferentes costos, como instalación, adaptación, migración y conversión de datos, capacitación, gastos por transición, rediseño, mantenimiento entre otros. 

Después de generar un estudio de presupuestos, mercado y costos tanto presentes y futuros, como gerente se decide instalar un ERP a medida, ya que la institución cuenta con múltiples áreas y funciones especificas, demostrando la necesidad de buscar un ERP en el mercado el cual permita la adaptación necesaria y modificación de la misma

Posteriormente a la creación del sistema ERP se diseñará e implementará un plan de gestión del sistema, este tendrá la ruta y las pautas a seguir para el proceso del ERP, este debe contener descripciones y procesos de instalación.

Seguridad

Los sistemas de gestión ERP, son programas que contienen grandes cantidades de información de una empresa; al contener y compartir la información de las diferentes áreas; sin embargo, para manejar tanta información la mayoría los guarda en servidores o nubes. Al ser un sistema virtual o estar anclando a fuentes de almacenamiento en la web se presta para el robo de información, hackers o implantación de virus así como riesgos de modificaciones o usos indebidos y perjudiciales para la empresa, por eso se hace necesario implementar la seguridad informática.   

La seguridad informática se encarga de proteger los sistemas en aspectos como información, servicios y arquitectura; el hacking se a clasificado en diferentes tipos, el primero es por desafío este era común antes del año 2000 y son personas en su mayoría menores de 30 años, adictos o con mucha información a ordenadores que utilizan el hacking como desafío, pero sin ningún animo de lucro o interés comercial, sin embargo esta practica genera altas perdidas o fugas de información así como la afectación negativa en los procesos empresariales.

El segundo es el hacking por lucro, este se hace a través de persona individuales u organizaciones que buscan robar información o perjudicar entidades, con los fines comerciales y con expectativas de lucro, este se clasifica en: 

• Malware, gusanos, troyanos Robo de información: Números de tarjetas de crédito. • Adware, scareware: Publicidad, falsos antivirus.  • Botnet: “Alquiler” de la botnet a los spammers.  • Ataques en software lado usuario: Navegadores, media-players, lectores PDF. • Ataques en redes sociales. • Scam Desbloquear una herencia en Nigeria.  • Phishing.  

Se evidencian las propiedades que deben de proteger nuestros sistemas informáticos es necesario basarlo en diferentes aspectos, el primero es confidencialidad; esta maneja la información privada que debido a los datos que posee solo se puede manejar por el personal autorizado como números de cuentas, tarjetas crédito y débito, historiales, datos de empleados, entre otros. La confidencialidad se basa en las políticas de seguridad, determinando quien esta autorizado y quien no, o quien puede tener acceso. 

 El segundo aspecto es la integridad, esta se basa en las políticas de seguridad de quien puede escribir o quien puede modificar la información, es necesario que la información no sea alterada de manera malintencionada; esto se puede lograr a través virus como programas infectados de esta manera se debe regular que personal tiene acceso a la modificación de dicha información así como generar controles rigurosos de acceso a los códigos de la empresa 

 El ultimo aspecto a tener en cuenta es la autenticación, se debe poder verificar o asegurar la identidad de los usuarios y empleados, ya que hay robo o modificación de información; este es un prerrequisito para los otros aspectos ya que al autentificar permite tener buena integridad y disponibilidad